Konsep Sistem Pendukung Keputusan

IDEAIDEALY.COM-Pengambilan Keputusan adalah proses untuk memilih salah satu alternatif tindakan (aksi) yang digunakan untuk mencapai suatu tujuan tertentu dan merupakan upaya untuk memecahkan persoalan menuju pencapaian suatu tujuan.  Pengambilan suatu keputusan pada hakekatnya adalah suatu proses manajemen (planning, organizing, actuating and controlling) dan pengambilan keputusan dilakukan jika ada kejadian tertentu.

Pada dasarnya pengambil keputusan adalah suatu pendekatan sistematis pada hakekat suatu masalah, pengumpulan fakta-fakta, penentuan yang matang dari alternatif yang dihadapi, dan pengambilan tindakan yang menurut perhitungan merupakan tindakan yang paling tepat (Kadarsyah dan Ali Ramdani, 2004).

Teori Umum

Teori umum yang mendasari Decision Support Systems (DSS):

1. Menurut Keen (1980), sistem pendukung keputusan adalah sistem berbasis komputer yang dibangun lewat sebuah proses adaptif dari pembelajaran, pola-pola penggunan dan evolusi sistem.

2. Menurut Bonczek (1980), sistem pendukung keputusan sebagai sebuah sistem berbasis komputer yang terdiri atas komponen-komponen antara lain komponen sistem bahasa (language), komponen sistem pengetahuan (knowledge) dan komponen sistem pemrosesan masalah (problem processing) yang saling berinteraksi satu dengan yang lainnya.

3. Menurut Hick (1993), sistem pendukung keputusan sebagai sekumpulan tools komputer yang terintegrasi yang mengijinkanseorang decision maker untuk berinteraksi langsung dengan komputer untuk menciptakan informasi yang berguna dalam membuat keputusan semi terstruktur atau keputusan tak terstruktur yang tidak terantisipasi.

4. Menurut Turban & Aronson (1998), sistem penunjang keputusan sebagai sistem yang digunakan untuk mendukung dan membantu pihak manajemen melakukan pengambilan keputusan pada kondisi semi terstruktur dan tidak terstruktur. Pada dasarnya konsep DSS hanyalah sebatas pada kegiatan membantu para manajer melakukan penilaian-penilaian, tidak serta-merta menggantikan posisi dan peran manajer.

5. Menurut Raymond McLeod, Jr. (1998), sistem pendukung keputusan merupakan sebuah sistem yang menyediakan kemampuan untuk penyelesaian masalah dan komunikasi untuk permasalahan yang bersifat semi-terstruktur. Ada beberapa jenis keputusan berdasarkan sifat dan jenisnya, menurut Herbet A. Simon dalam Raymond Mc Leod (2007:330) yaitu:

1. Keputusan Terprogram (Programmed Decision), yaitu keputusan yang bersifat berulang dan rutin, sedemikian sehingga suatu prosedur pasti telah dibuat untuk menanganinya.

2. Keputusan Tak Terprogram (Non- Programed Decision), yaitu keputusan yang bersifat baru, tidak terstruktur dan jarang konsekuen. Tidak ada metode yang pasti untuk menangani masalah tersebut.

Tahapan Dalam Pengambilan Keputusan.

Adapun dalam mengambil keputusan dibutuhkan adanya beberapa tahapan menurut Herbet A.Simon dalam Raymond (2007:326) tahapan dalam Sistem Pendukung  Keputusan (SPK) terdapat empat tahap, yaitu:

1.Kegiatan Intelijen, yakni kegiatan yang berorientasi untuk memaparkan masalah, pengumpulan data dan informasi, serta mengamati lingkungan mencari kondisi-kondisi yang perlu diperbaiki.

2.Kegiatan Merancang, yakni kegiatan yang berorientasi untuk menemukan, mengembangkan dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin.

3.Kegiatan Memilih, yakni kegiatan yang berorientasi untuk memilih satu rangkaian tindakan tertentu dari beberapa yang tersedia.

4.Kegiatan Menelaah, yakni kegiatan yang berorientasi terhadap penilaian pilihan-pilihan yang tersedia.

Sistem pendukung keputusan (SPK) mulai dikembangkan pada tahun 1960-an, tetapi istilah sistem pendukung keputusan itu sendiri baru muncul pada tahun 1971, yang diciptakan oleh G. Anthony Gorry dan Micheal S. Scott Morton, keduanya adalah profesor di MIT. Hal itu mereka lakukan dengan tujuan untuk menciptakan kerangka kerja guna mengarahkan aplikasi komputer kepada pengambilan keputusan manajemen.

Tujuan Sistem Pengambil Keputusan

Tujuan dasar sistem pendukung keputusan (Kadarsah, 1998), yaitu:

1.Struktur Masalah. Untuk masalah yang terstruktur, penyelesaian dapat dilakukan dengan menggunakan rumus-rumus yang sesuai, sedangkan untuk masalah terstruktur tidak dapat dikomputerisasi. Sementara itu, sistem pendukung keputusan dikembangkan khusus untuk menyelesaikan masalah yang semi terstruktur.

2.Dukungan Keputusan. Sistem pendukung keputusan tidak dimaksudkan untuk menggantikan manajer, karena komputer berada di bagian terstruktur, sementara manajer berada di bagian tidak terstruktur untuk memberikan penilaian dan melakukan analisis. Manajer dan komputer bekerja sama sebagai sebuah tim pemecah masalah semi terstruktur.

3.Efektivitas Keputusan. Tujuan utama dari sistem pendukung keputusan bukanlah mempersingkat waktu pengambilan keputusan, tetapi agar keputusan yang dihasilkan dapat lebih baik.

Menurut Turban dkk, Sistem Pendukung Keputusan: 2005, Sistem pendukung Keputusan memiliki kelebihan diantaranya:

1.Menunjang pembuatan keputusan manajemen dalam menangani masalah semi terstruktur dan tidak terstruktur.

2.Membantu manajer pada berbagai tingkatan manajemen mulai dari manajemen tingkat atas sampai manajemen tingkat bawah.

3.Menunjang pembuatan keputusan secara kelompok dan perorangan.

4.Menunjang pembuatan keputusan yang saling bergantung dan berurutan.

5.Menunjang tahap-tahap pembuatan keputusan, antara lain: intelligence, design, choice dan implementation.

6.Menunjang berbagai bentuk proses pembuatan keputusan dan jenis keputusan.

7.Kemampuan untuk melakukan adaptasi setiap saat dan bersifat fleksibel.

8.Meningkatkan efektivitas dalam pembuatan keputusan daripada efisiensi.

9.Mudah dikembangkan oleh pemakai akhir.

10.Kemampuan pemodelan dan analisis dalam pembuatan keputusan.

11. Kemudahan melakukan pengaksesan berbagai sumber dan format data.

Kelemahan Sistem Pengambil Keputusan

Di samping berbagai kemampuan dan karakteristik seperti dikemukakan di atas, sistem pendukung keputusan memiliki juga kelemahan, antara lain:

1. Ada beberapa kemampuan manajemen dan bakat manusia yang tidak dapat dimodelkan, sehingga model yang ada dalam sistem tidak semuanya mencerminkan persoalan yang sebenarnya.

2.Kemampuan sistem pendukung keputusan terbatas pada pengetahuan dasar serta model dasar yang dimilikinya.

3.Proses-proses yang dapat dilakukan oleh sistem pendukung keputusan biasanya tergantung juga pada kemampuan perangkat lunak yang digunakannya.

4.Sistem pendukung keputusan tidak memiliki intuisi seperti yang dimiliki oleh manusia, karena sistem pendukung keputusan hanya suatu kumpulan perangkat keras, perangkat lunak dan sistem operasi yang tidak dilengkapi oleh kemampuan berpikir.

5. Secara implisit, sistem pendukung keputusan berlandaskan pada kemampuan dari sebuah sistem berbasis komputer dan dapat melayani penyelesaian masalah.

Model SPK

Model Sistem Pengambilan Keputusan (SPK) menurut Raymond McLeod (2007:332) adalah abstraksi dari sesuatu. Model mewakili suatu objek atau aktivitas yang disebut entitas. Manajer menggunakan model untuk mewakili permasalahan yang harus diselesaikan. Terdapat 4 jenis model:

1.Model Fisik, yaitu: merupakan gambaran tiga dimensi entitasnya, model fisik yang digunakan dalam dunia bisnis mencakup model skala untuk pusat pembelanjaaan dan prototipe mobil baru.

2.Model Naratif, yaitu: salah satu jenis model yang digunakan oleh manajer setiap hari, merupakan model yang menggambarkan entitas dengankata-kata yang terucap atau tertulis. Pendengar atau pembaca dapata memahami entitas tersebut dari naratifnya.

3.Model Grafis, yaitu: menggambarkan entitasnya dengan abstraksi garis, simbol,atau bentuk. Model grafis biasanya digunakan dalam dunia ekonomi atau bisnis, misalnya kurva pada jumlah pemesanan barang.

4.Model Matematika, yaitu: terdapatnya rumus atau persamaan matematika yang digunakan manajer bisnis dalam perusahaan.

Manfaat Model 

Adapun manfaat dari masing-masing model adalah:

1.Memberikan pengertian, model biasanya lebih sederhana dan dimudah dimengerti untuk dipahami dari pada prosesnya atau entitasnya.

2.Memfasilitasi Komunikasi, keempat model tadi dapat mengkomunikasikan informasi secara akurat dan cepat kepada orang-orang yang memahami makna bentuk, kata-kata, grafis dan bentuk.

3.Memprediksi masa depan, model matematika dapat memprediksi yang akan terjadi di masa depan walau tidak akurat.

Model merupakan alat penyederhanaan dan penganalisisan situasi atau system yang kompleks. Jadi dengan model, situasi atau sistem yang kompleks itu dapat disederhanakan tanpa menghilangkan hal-hal yang esensial dengan tujuan memudahkan pemahaman. Pembuatan dan penggunaan model dapat memberikan kerangka pengelolaan dalam pengambilan keputusan.

Adapun kemampuan dan karakteristik DSS menurut Subakti Irfan dalam Liza Yulianti (2013) dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 2.1: Karakteristik dan Kemampuan DSS

Keterangan Gambar:

1.DSS menyediakan dukungan bagi pengambil keputusan utamanya pada situasi semi terstruktur dan tak terstruktur dengan memadukan pertimbangan manusia dan informasi terkomputerisasi.

2.Dukungan disediakan untuk berbagai level manajerial yang berbeda, mulai dari pimpinan puncak sampai manajer lapangan.

3.Dukungan disediakan bagi individu dan juga bagi group. Berbagai masalah organisasional melibatkan pengambilan keputusan dari orang dalam group.

4.DSS menyediakan dukungan di berbagai keputusan yang berurutan atau saling berkaitan.

5.DSS mendukung berbagai fase proses pengambil keputusan: intelligence, design, choice, dan implementation.

6.DSS mendukung berbagai proses pengambilan keputusan dan style yang berbeda-beda. Ada kesesuaian di antara DSS dan atribut pengambil keputusan individu (contohnya vocabulary dan style keputusan).

7.DSS selalu bisa beradaptasi sepanjang masa. Pengambil keputusan harus reaktif, mampu mengatasi perubahan kondisi secepatnya dan beradaptasi untuk membuat DSS selalu bisa  menangani perubahan tersebut. DSS adalah fleksibel, sehingga user dapat menambahkan, menghapus, mengkom-binasikan, mengubah atau mengatur kembali elemen-elemen dasar (menye-diakan respon cepat pada situasi yang tak diharapkan). Kemampuan ini memberikan analisis yang tepat waktu dan cepat setiap saat.

8.DSS mudah untuk digunakan. Pengguna harus merasa nyaman dengan sistem ini. User friendliness, fleksibilitas, dukungan grafis terbaik, dan bahasa antarmuka (interface) yang sesuai dengan bahasa manusia dapat meningkatkan efektifitas DSS. Kemudahan penggunaan ini diimplikasikam pada mode yang interaktif.

9.DSS mencoba untuk meningkatkan efektivitas dari pengambilan keputusan (akurasi, jangka waktu, kualitas) lebih daripada efisiensi yang bisa diperoleh (biaya membuat keputusan, termasuk biaya penggunaan komputer).

10.Pengambil keputusan memiliki kontrol menyeluruh terhadap semua langkah proses pengambilan keputusan dalam menyelesaikan masalah. DSS secara khusus ditujukan untuk mendukung dan tak menggantikan pengambil keputusan.

11.DSS mengarah pada pembelajaran, yaitu mengarah pada kebutuhan baru dan penyempurnaan sistem, yang mengarah pada pembelajaran tambahan, dan begitu selanjutnya dalam proses pengembangan dan peningkatan DSS secara berkelanjutan.

12.User/pengguna harus mampu menyusun sendiri sistem yang sederhana. Sistem yang lebih besar dapat dibangun dalam organisasi user tadi dengan melibatkan sedikit saja bantuan dari spesialis dibidang Information System (IS).

13.DSS biasanya mendayagunakan berbagai model (standar atau sesuai keinginan user) dalam menganalisis berbagai keputusan. Kemampuan permodelan ini menjadikan percobaan yang dilakukan pada berbagai konfigurasi yang berbeda.

14.DSS memberikan segala informasi dan pengetahuan yang bisa diakses oleh penggunanya dengan cepat dan tepat.

Sumber Bahan

McLeod, R.(2008). Sistem Informasi Manajemen. Jakarta. Salemba Empat.

Valentinus, Agus dan Ayouvi (2017). Perancangan Analytical CRM Untuk Mendukung Segmentasi Pelanggan di Instutusi Pendidikan. Surabaya: Jurnal Ilmiah Teknologi dan Informasi. Vol.11, No.1. 79- 89.

Hamidin, Dini. (2008). Model Customer Relationship Manahement (CRM) Di Institusi Pendidikan. Bandung : Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi. Seminar Nasional, 21 Juni 2008.